Job Detail

Seeking secretarial services for Thai Yachting Business Association, TYBA, and Thailand Charter Show, TCS

QUALIFICATION:
- This is a full-time work from home position so own computer required
- Must be a Thai national, fluent in written and spoken English
- Own transport to attend board meetings and meet officials in Phuket
- Some travel to Bangkok may be required with expenses paid
- Salary 25 to 30k baht PCM depending on experience

JOB DESCRIPTION:
- Answering calls on TYBA mobile number and WhatsApp, sending and forwarding messages
- Monitoring TYBA emails and handling correspondence
- Monitoring TCS emails and handling correspondence
- Maintaining diaries and arranging appointments
- Maintaining TYBA membership, issuing annual invoices and following up on payments
- Typing, preparing and collating reports
- Filing, organising and general secretarial duties
- Attending monthly meetings (producing agendas and taking minutes)
- Implementing new procedures and administrative systems
- Liaising with relevant organisations, members, and inquiries
- Logging or processing bills or expenses
- Translate documents from Thai to English and English to Thai
- Managing and improving databases for TYBA and TCS
- Contacting boats and brokers for TCS, invoicing and collecting payments
- Coordinate between TCS subcommittee and government departments in TCS events
- Sharing Social media posts of TYBA members and TCS companies
- Sharing TYBA member news to the TYBA website and writing a monthly newsletter for TYBA
- Newsletters for TCS as appropriate
- Update and keep refreshed the database for all TYBA membership prospects in Thailand
- Follow up the prospect list to try to get new members into the TYBA
- Coordinate with the Board the possibility of having a TYBA meeting once a quarter in Pattaya for the Eastern Seaboard members followed by a Grow Boating at Ocean Marina

--------------------------------------------
รับสมัครผู้ช่วยเลขานุการสำหรับสมาคมธุรกิจการเดินเรือไทย (TYBA) และ ไทยแลนด์ชาร์เตอร์โชว์ (TCS)

คุณสมบัติ
- ทำงานที่บ้านแบบเต็มเวลา ต้องมีคอมพิวเตอร์ส่วนตัว
- สัญชาติไทย สามารถสื่อสารภาษาอังกฤษได้ทั้งพูดและเขียน
- มีรถยนต์ส่วนตัวเพื่อเข้าร่วมประชุมคณะกรรมการและพบปะเจ้าหน้าที่ในภูเก็ต
- อาจต้องเดินทางไปกรุงเทพฯ บางครั้ง โดยบริษัทจะเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย
- เงินเดือน 25,000 - 30,000 บาท/เดือน ขึ้นอยู่กับประสบการณ์

รายละเอียดงาน
- รับสายโทรศัพท์มือถือและ WhatsApp ของ TYBA และส่งต่อข้อความให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง
- ตรวจสอบอีเมลของ TYBA และจัดการการติดต่อสื่อสาร
- ตรวจสอบอีเมลของ TCS และจัดการการติดต่อสื่อสาร
- จัดการตารางนัดหมาย
- ดูแลสมาชิก TYBA ออกใบแจ้งหนี้รายปี และติดตามการชำระเงิน
- พิมพ์ เตรียม และรวบรวมรายงาน
- จัดเก็บเอกสาร จัดระเบียบ และงานธุรการทั่วไป
- เข้าร่วมประชุมรายเดือน (จัดทำวาระการประชุมและบันทึกการประชุม)
- ดำเนินการตามขั้นตอนใหม่ๆ และระบบงานธุรการ
- ประสานงานกับองค์กร สมาชิก และผู้สอบถามที่เกี่ยวข้อง
- บันทึกหรือประมวลผลใบแจ้งหนี้หรือค่าใช้จ่าย
- แปลเอกสารจากไทยเป็นอังกฤษและอังกฤษเป็นไทย
- จัดการและปรับปรุงฐานข้อมูลสำหรับ TYBA และ TCS
- ติดต่อเรือและนายหน้าสำหรับ TCS ออกใบแจ้งหนี้และเก็บเงิน
- ประสานงานระหว่างคณะกรรมการ TCS และหน่วยงานราชการในกิจกรรม TCS
- แชร์โพสต์โซเชียลมีเดียของสมาชิก TYBA และบริษัท TCS
- แชร์ข่าวสารสมาชิก TYBA ไปยังเว็บไซต์ TYBA และเขียนจดหมายข่าวรายเดือนสำหรับ TYBA
- จดหมายข่าวสำหรับ TCS ตามความเหมาะสม
- อัปเดตและรักษาฐานข้อมูลผู้สนใจสมัครสมาชิก TYBA ทั่วประเทศไทยให้เป็นปัจจุบัน
- ติดตามรายชื่อผู้สนใจเพื่อนำมาเป็นสมาชิกใหม่เข้าร่วม TYBA
- ประสานงานกับคณะกรรมการเกี่ยวกับการจัดประชุม TYBA ไตรมาสละครั้งที่พัทยาสำหรับสมาชิกภาคตะวันออก ตามด้วยกิจกรรม Grow Boating ที่โอเชียนมารีนา